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【徹底解説】二次会代行業者と打ち合わせする際のポイントとは？
結婚式二次会の準備は、友人に任せるよりも二次会代行業者に頼んだ方が、スムーズに進みます。しかし、「二次会代行業者を利用したいけど、打ち合わせではどのようなことをするのか？」、「友人に幹事を頼んだ時との違いは何かあるのか？」と考えている方も多いのではないでしょうか。本記事では、このような疑問に対する答えをご紹介していきます。二次会代行業者の利用を検討している方は、本記事をご参考ください。
そもそも二次会代行とは？
二次会代行業者とは、結婚式の二次会を開催するのに必要な作業を、肩代わりしてくれる業者のことです。代行業者と契約すれば、会場の手配や当日の司会進行をプロのスタッフに任せられます。二次会代行は2003年に始まった、名古屋発祥のサービスです。現在では関東に17社、東海に10社ほど代行会社があります。中には全国各地でサービスを展開している代行業者もあり、二次会代行サービスの利用者も年々増加しています。
二次会代行を詳しく知りたい方はこちら
二次会代行を利用するメリット
二次会代行は便利なサービスで、代行会社と契約すれば新郎新婦の負担を大きく軽減できます。二次会代行を利用する具体的なメリットは、以下の通りです。
•パーティーの準備や司会進行を丸投げできる
•打ち合わせの回数を減らせる
•会場を手配してもらえる
•金銭管理や出欠管理を引き受けてもらえる
•景品や余興を考えなくて良い
•当日はスムーズに司会進行を行ってくれる
•友人に負担がかからず、出席者全員でパーティーを楽しめる
このように二次会代行には、たくさんのメリットがあります。
二次会の幹事を友人と代行業者に頼んだ場合で比較
続いて二次会の幹事を友人に任せた場合と、代行業者に頼んだ場合、両者の違いを解説していきます。
友人に頼んだ場合
二次会の幹事を友人に頼んだ場合、準備期間は平均3～5ヶ月です。友人に幹事を任せるなら、余裕を持って半年前にお願いするのがベターです。幹事をお願いする際は、直接会った上で頼むようにしましょう。
また友人に幹事を任せた場合の打ち合わせ回数は、平均で3～5回です。打ち合わせが難航して、10回以上になるケースもあるようです。
打ち合わせでは、司会進行や出欠管理、会場選びや余興の企画などについて相談します。1回目の打ち合わせには、新郎新婦も立ち会いますが、それ以降は幹事だけで行うのが通例です。
予算に関しては、平均20万円とされています。飲食代や景品代、余興にかかる費用など、出費が多いため、十分にお金を準備しておきましょう。
【友人に頼んだ場合のデメリット】
二次会の幹事を友人に頼む際に避けたいのが、金銭トラブルです。お金のことでもめてしまい、友人との関係が悪化してしまう可能性もあるため、注意しましょう。
二次会を実施した結果、予算だけでは足りず赤字となってしまうケースも多いですが、このような状況に陥ると、金銭トラブルに発展しやすいです。足りない分の埋め合わせを誰がするかで、口論になってしまう危険性があります。
金銭トラブルを起こさないためにも、お金のことは打ち合わせでしっかりと決めておきましょう。赤字になったときに誰が補填するか、前もってはっきりさせておくことが大切です。
また二次会の幹事は作業量が多いため、幹事を任された人には大きな負担がかかります。忙しい社会人だと、打ち合わせや準備の時間を捻出するだけでも一苦労です。
友人に余計な負担をかけないためには、伝達ミスが起こらないよう報連相を徹底するのが重要です。無駄な作業を増やしてしまわないよう、新郎新婦側も気を遣いましょう。
二次会代行業者に頼んだ場合
一方で二次会代行業者と契約する場合、準備期間は約4ヶ月です。準備に必要な時間は、友人に頼むケースとそれほど変わりません。
打ち合わせ回数は、平均で3～4回です。電話やメールでの打ち合わせも可能なので、スムーズに準備を進められます。
二次会代行の予算は平均10万円で、ゲストの出欠管理や司会進行、会場の準備などは、全て利用料に含まれます。友人に幹事を頼むと約20万円必要ですが、二次会代行ならその半分の予算で、二次会を実施可能です。
【二次会代行業者に頼んだ場合のデメリット】
二次会代行には多くのメリットがありますが、いくつかデメリットも存在します。その1つが、パーティーのオリジナリティが失われる点です。
二次会代行だと良くも悪くもマニュアルに従ってパーティーが進行するため、特別感を出すことは難しいです。友人に頼む場合と比較すると、余興の自由度も下がります。
この対策としては、オリジナルのサンクスカードやプチギフトを用意する方法が挙げられます。新郎新婦が心を込めてプレゼントを準備すれば、ゲストも喜んでくれるはずです。
また二次会代行を利用して準備をしていく中で、担当者との相性が重要になってきます。新郎新婦の要望を、可能な限り実現してくれるプランナーに出会えれば、思い出に残るパーティーを実施できるでしょう。反対に相性が悪ければ、思い通りに準備を進められなくなる可能性が高まります。
担当者との相性は実際に会ってみないと分からないので、まずは無料相談会を利用してみましょう。無料相談会で担当者の対応を確認し、業者選びの参考にしてください。
おすすめは二次会幹事代行
結婚式の二次会を行うなら、二次会代行業者に幹事を任せるのがベターです。お金のトラブルなどによって、友人との大切な関係を壊しかねないリスクを考えると、代行業者を利用した方が安心です。
また代行業者を利用すれば、友人に負担をかけなくて済みます。予算も安くなるので、料金面でも二次会代行は優秀です。
あらかじめ二次会代行と打ち合わせをする際に把握しておきたいポイント
二次会代行と打ち合わせをする際は、以下の3つのポイントを把握しておきましょう。
期間はどれくらいかかるのか？
二次会代行を利用する場合、準備期間は約4ヶ月です。中には2週間で準備してくれる代行業者もありますが、ゲストの予定のことを考えても、なるべく準備期間には余裕を持っておいた方が良いでしょう。
二次会代行を利用する際、最初に行うのが業者選びです。代行業者の無料相談会に行く必要もあるので、業者選びの時間も十分に確保しておきたいです。
業者選びに必要な期間も考慮すると、二次会の半年前から準備を進めておけば、あわてることなくパーティー当日を迎えられます。友人に幹事を頼む場合も準備期間は3～5ヶ月なので、基本的に二次会の準備には、半年ほどかかるものだと考えていただいて問題ありません。
回数や話し合う内容は？
二次会代行の打ち合わせ回数は、約3回です。代行業者の担当プランナーとは、電話やメールでも話をすることができる上、何よりプロのプランナーが立ち会ってくれるため、面と向かって相談をする回数は、比較的少なく済みます。代行業者との打ち合わせでは、主に以下の内容について話し合います。
•会場選び
•余興の内容
•ゲストの出欠管理
•景品、プチギフト
•当日のプログラム、演出
•写真撮影やアルバム作成について
担当者と打ち合わせする際は、自分たちの希望をしっかりと伝えましょう。なおパーティーに使う会場は、代行業者の提携先しか利用できない場合もあります。その点も含めて、当日のプログラムや景品の内容について、納得がいくまでじっくり話し合ってください。
交通費などのお金は負担してくれるのか？
二次会代行を利用する場合、代行業者との打ち合わせや会場の下見などで、交通費が必要になってきます。この交通費は、代行業者が負担してくれるのでしょうか。答えはノーです。交通費は新郎新婦が自己負担する場合がほとんどです。
二次会代行のサービス利用料には交通費が含まれておらず、自分たちで払わなければなりません。二次会代行を利用するにあたり予算を組む際は、サービス利用料とは別に、交通費が必要になることも頭に入れておきましょう。
とはいえ二次会代行なら打ち合わせ回数は少ないため、交通費に関してはそこまで心配しなくても大丈夫です。どうしても交通費が気になるときは、どこで代行業者と打ち合わせをするのか、契約前の段階で確認しておくと良いでしょう。
【2次会チャンネル打ち合わせの場合】
弊社、結婚式二次会幹事代行2次会チャンネルの場合、打ち合わせは初回相談時のみになります。つまり初めて説明会に来られた日だけです。あとは当日までプランナーと会うことはありません。あとはLINEや電話、メールのみで打ち合わせを進めていきます。基本的には2次会チャンネルからプログラムやBGM、クイズの提案内容などが書かれたファイルをメールで送ります。ファイルを見ていただいて、希望箇所を選択、または修正していただく流れになります。このファイル返信の締め切りが二次会当日の約一か月前になります。これは忙しい新郎新婦様に、結婚式や披露宴の準備に集中していただくためです。もちろん希望があれば対面しての打ち合わせも可能です。ご遠慮なくお申し付けください。
実際に二次会代行を利用した方の口コミ
ここからは実際に二次会代行を利用した方の感想を、ご紹介していきます。
【良い口コミ】
新婦様からの感想
2次会チャンネルさんを選んだのはオリジナルの私たちの二次会ができると思ったからです。ケータイゴングの内容とかはイマイチわからなかったのですが、お話を聞いて、自分たちで作っていく感じがあると感じました。実際、すごくクイズも盛り上ってましたし選ばせてもらってよかったと思います。
新郎様からの感想
僕らの年齢になってきたら、やっぱり同僚とか友達とかに司会を頼むのがなかなか厳しいなと。司会を頼むなら一緒に楽しんで欲しいなというのがありますから。そういう理由で2次会チャンネルさんに御願いしました。御願いしてから金額的にも安かったですし、安いわりにすごいよくしてくれて（会場とも）すごい密に（連絡）やっていただいて僕たちの負担がかなり減りました。すごいよくしてくれたという印象があります。だから今はすごい御願いしてよかったなと思っております。
こちらは弊社が提供する二次会代行サービス、二次会チャンネルを利用していただいた方の口コミです。二次会チャンネルではケータイゴングを利用したクイズを実施しており、参加者全員にゲームを楽しんでいただけます。
【良い口コミ】
新婦様からの感想
今回 2次会チャンネルさんに御願いしたのは他社とも比べさせてもらったのですけど、中身が新しいゲーム。聞いたことのないようなゲームだったりとか。景品だったりとかが、今っぽい感じがして。年齢も若い方なので、同年代の子達が楽しんでもらえそうな内容が盛りだくさんだったのでこちらに決めさせてもらいました。値段もこの内容のわりにはそんなに高いと思うわけでもなかったのでそれが決めてですね
新郎様からの感想
文句なしでしたね。めちゃめちゃ良かったですよね。みんな心配になるのは司会者さんがうまくやってくれるかと思うんですけど全然もう、最高でしたね。ぜひみなさん利用してください
こちらも二次会チャンネルをご利用された方の感想です。司会進行もプロのスタッフが行うため、ユーモアを織り交ぜながらスムーズにパーティーが進行いたします。
【良くない口コミ】
◆写真撮影をしてくれるとの事だったのでデジカメを渡していましたがほとんどブレていました。
◆ホームページでは会費7000円で新郎新婦負担0円と書いていましたが、実際はゲストの会費9000円でないと出来ないと言われました。
上記の口コミのように業者選びで失敗してしまうと、満足のいく二次会を実施できなくなります。業者選びを成功させるには、慎重に下調べを行うことが大切です。
無料相談会に足を運んで、担当スタッフの対応を確認してみてください。丁寧に対応してくれる業者なら、契約後も安心して準備を任せられます。
結婚式の二次会代行なら二次会チャンネル！
結婚式の準備に追われて、二次会のことまで手が回らない、また友達に幹事を頼むのも大変そうで気が引ける、そんな時におすすめしたいのが二次会代行をおこなっている二次会チャンネルです。
二次会チャンネルとは？
二次会チャンネルとは、ウェディングプロデュースや二次会代行をおこなっている二次会幹事代行会社です。10年もの実績があり、多くの新郎新婦カップルに選ばれている理由を紹介していきます。
年間200組以上のカップルが利用し、実際にその感想をYouTubeで公開しています。どの動画を見ても、自分たちらしい二次会ができた喜びの声にあふれています。
二次会のゲームというとビンゴが定番ですが、ありきたりすぎて盛り上がらないことも。二次会チャンネルではクイズゲームを採用しており、どんなゲームなのか無料体験会もおこなっています。
二次会代行というと、することが決まっていたり、会場が限定されていることも多くあります。二次会チャンネルではまずカップルの皆さんの希望が優先され、「こんなことは無理かな」というような要望にも応えてきた実績があります。
披露宴の日程が近付くと、なかなか打ち合わせも難しくなります。二次会チャンネルでは対面の打ち合わせは最初の顔合わせだけで、次回以降はLINEで打ち合わせとなります。ちょっとした疑問もすぐに聞くことができる点も助かります。
定番の景品では参加者の人も「またこれか」となってしまいがちです。二次会チャンネルでは温泉ペアチケットや豪華食材など、年代や年齢問わずに満足してもらえる豪華な景品を用意しています。
6.プランナーが司会者
二次会チャンネルのプランナーは、なんと全員がプロの司会者です。そのため、可能な限りプランナーがそのまま司会者を務めます。そのため伝達もれや行き違いなどが起こらないという大きなメリットがあります。司会者の顔が分かっていることも安心です。
【料金システム】
気になる料金ですが、二次会チャンネルでは分かりやすい料金体系になっています。必要なサービスはすべてセットになっていて、後からオプション料金などを請求されることもありません。
（ゲストらくらくコース）
新郎新婦が69,800円を支払い、ゲストは参加費として飲食代に3,000円を上乗せして二次会チャンネルに支払うコースです。二次会参加費が安くなるので、ゲストに喜ばれるコースです。
（新郎新婦0円コース）
新郎新婦の負担は0で、ゲストは飲食代に4,500円を上乗せして二次会チャンネルに支払います。新郎新婦の負担が軽くなります。
二次会チャンネルへ相談する
まずは二次会チャンネルに「こんな二次会をしたいけれどできますか？」と相談してみてください。
相談予約は下記バナーから、またLINEでも受け付けています。
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