二次会直前打ち合わせ
STEP18 ～最終ミーティング
直前の打ち合わせ内容
前日や当日に幹事グループが集まって二次会に向けて最終打ち合わせを行ないましょう。会場の担当者や新郎新婦も込みでの打ち合わせが理想ですね。成功するも失敗するもスタッフのチームワーク次第です。
【会場への確認事項】
認識に相違がないように改めて最終確認しておきましょう
最終の人数報告
参加者が増減したときの清算方法
必要な業務は何を手伝ってくれるのか？
事前発送した荷物が到着しているか？
乾杯ドリンクを出すタイミング
【幹事グループ同士での確認事項】
景品や備品が全て用意できているか？荷物リストを作ってチェックしていきましょう
パーティ中に必要な作業を全て洗い出して、誰が？いつ？何をやる？明確にしておきましょう。
例）
・新郎新婦入場誘導係
・マイクリレー係
・新郎新婦へ乾杯ドリンク準備係
・プチギフトを並べる係
・景品を新郎新婦へ順に渡す係
会場到着後確認する内容
□お手洗いの位置、喫煙場所確認
□フリードリンク時間帯確認
□プチギフト・かご・サンクスカード確認
□新郎新婦の荷物はどこに置く？
□乾杯ドリンクタイミング
□照明・音響・ＰＣ位置確認
□スタッフ荷物置き場位置確認
□花や装飾物の設置は完了？
□入場導線再チェック
□司会はどこでする？司会台？
□司会と手信号やカンペ等を決めておく
【共同作業ケーキ準備】
□ケーキは到着している？
□ケーキを運ぶのは会場スタッフ？幹事チーム？
□ケーキを置く台はある？
□入刀用ナイフはある？
□ファーストバイト用の皿、フォーク、ナプキンはある？
【景品準備】
□景品を並べる台はある？
□景品を並べる作業は完了？
【受付準備】
□金庫はあるか
□芳名帳はあるか
□バインダー・ペンはあるか
□乾杯・スピーチゲストへ声かけ
□席次表の貼り出し
□御祝儀をいただいた場合の対応
⇒中身が会費の場合もあり
□テーブルに席札を置く
【音響/映像関係準備】
□音響再生確認
□ＤＶＤやスライドショー再生。尺は？
□プロジェクター接続確認
□スクリーンの表示確認
□マイク確認
リアルタイムにチェック
ゲストの会場誘導も完了して、新郎新婦入場の準備が整いました。ここからはリアルタイムにパーティは進行していきます。各プログラム項目を進める前に事前に準備状況をチェックしていきましょう
例）DVD上映前には必ず再生担当スタッフがスタンバイできているか？を確認する
【新郎新婦入場時】
□キャンドルサービス用トーチはある？
□音響スタンバイOK?
□新郎新婦スタンバイOK?
□新郎新婦は誰が誘導する?
□カメラマンスタンバイOK?
□司会マイク準備OK?
□会場側スタッフも準備OK?
【ウェルカムスピーチ】
□高砂席にマイクはある？
【共同作業ケーキ入刀】
□入刀用ナイフは準備できている？
□ファーストバイトセットの準備
□ケーキを運ぶ準備は？
□音響スタンバイ
□カメラマンスタンバイ
※このイベント中にゲストテーブルに乾杯用ドリンクを配布するようにお店の方に依頼しましょう
【乾杯のご発声】
□ゲスト全員のドリンクはある？
□乾杯の挨拶をする方のドリンクはある？
□新郎新婦のドリンクはある？
□マイク・マイクスタンドの確認？
□音響スタンバイ
□カメラマンスタンバイ
【歓談タイム中】
□新郎新婦 食べ物、飲み物あるか
※新郎新婦にはたくさんのゲストが歓談に来るため、料理やドリンクを取りにいけません。幹事チームが料理やドリンクを運んであげましょう
【ビンゴなどのゲーム】
□ビンゴマシーンなどのスタンバイ
□必要な用紙やペンなどは配布できている？
【景品お渡し】
□景品、パネル準備
□景品は渡す順番に並んでいる？
【ブーケプルズ】
□ブーケにリボンは付けられた？
□音響スタンバイ
□ゲスト誘導案内
□カメラマンスタンバイ
【退場前の謝辞】
□マイクは高砂席にある？
【新郎新婦退場】
□退場導線誘導係スタンバイ
□プチギフトサンクスカードスタンバイ
□音響スタンバイ
□カメラマンスタンバイ
□プチギフト補助スタッフ
